Làm Thế Nào Để Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Bảng Tính Excel (Cách Chính Xác)

Bạn có trong tay một bảng tính Excel với hàng ngàn dòng nội dung, và bạn nhận ra rằng những dữ liệu này đều bị sắp xếp lộn xộn. Bạn có thể cần sắp xếp chúng dựa vào những cái tên trong một cột hoặc sắp xếp dữ liệu từ lớn sang nhỏ.

Bên ngoài, sắp xếp dữ liệu là một thao tác đơn giản trong excel, và dĩ nhiên là chương trình làm cho việc sắp xếp đơn giản được dễ dàng. Tuy nhiên, có rất nhiều cách để bạn có thể sắp xếp và thiết lập lại trật tự các dữ liệu này trong bảng tính của mình. Đây là 3 phương pháp sắp xếp dữ liệu trong Excel mà bạn sẽ được học trong bài hướng dẫn này:

1. Chọn nhiều dữ liệu, những nguyên tắc sắp xếp theo kiểu thác nước (cascade), như sắp xếp theo thứ tự chữ cái theo bang, và sau đó là theo quốc gia.
2. Tạo ra một danh sách sắp xếp theo ý muốn để sắp đặt dữ liệu của bạn theo nguyên tắc mà bạn thiết lập.

Làm thế nào để sắp xếp dữ liệu trong bảng tính excel của bạn (Video ngắn)

Bản screencast (video quay màn hình máy tính) này bao gồm một vài các phương pháp kỹ thuật sắp xếp dữ liệu của bạn. Xem đoạn video dài 3 phút để học cách thực hiện chuyên nghiệp trong Excel nhanh chóng. Chúng ta sẽ bắt đầu với sự sắp xếp đơn giản và tiến tới những kỹ thuật nâng cao hơn để đảm bảo rằng bạn luôn luôn có thể sắp xếp dữ liệu theo cách bạn cần.

Đọc hướng dẫn từng bước về làm thế nào để sắp xếp dữ liệu trong bảng tính Excel, sử dụng những kỹ thuật đơn giản đến nâng cao.

Dữ liệu mẫu (Tải bài tập Excel miễn phí)

Như là một phần của hướng dẫn này, tôi đã tạo ra một bài tập mà bạn có thể thao tác trong khi học sắp xếp dữ liệu. , và sử dụng chúng trong khi học sắp xếp trong Excel.

1. Sắp xếp đơn giản trong Excel

Nút nằm ở xa phía bên phải của tab Home trên thanh ribbon.

Chú ý rằng những lựa chọn sắp xếp, bạn có thể sắp xếp chữ từ "A đến Z", hoặc "Z đến A". Những lựa chọn đơn giản này sẽ sắp xếp dữ liệu Excel theo thứ tự abc, theo hướng nào tùy thuộc vào lựa chọn mà bạn chọn.

Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong Excel, toàn bộ các dòng sẽ được sắp xếp theo. Về cơ bản, cột bạn chọn sẽ là "chìa khóa" mà Excel dùng để quyết định sẽ sắp xếp dữ liệu đó thế nào, nhưng mỗi dòng là một sự ghi chép nên được thiết lập nhóm với nhau.

Dựa vào những dữ liệu mà bạn đã chọn, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự chữ cái hoặc chữ số. Nếu cột của bạn chứa những giá trị số, bạn có thể sắp xếp chúng theo số lượng từ nhỏ tới lớn trong khi những dữ liệu chữ sẽ sắp xếp theo thứ tự chữ cái.

Trong ví dụ trên, lựa chọn sắp xếp đã thay đổi vì tôi đã chọn một cột chứa số.

Rất quan trọng để biết được một trong những cách nguy hiểm nhất khi sắp xếp dữ liệu trong Excel, một phương pháp có thể làm hỏng những dữ liệu gốc của bạn.

Vấn đề phát sinh khi bạn có một bảng tính lớn dữ liệu, nhưng bạn vô tình đã sắp xếp chỉ một cột dữ liệu. Mỗi dòng dữ liệu trong Microsoft Excel thật sự trông như một bản sao chép như cũ, qua các dòng.

Ở màn hình chụp bên dưới, tôi đã tô màu những dòng mà bạn có thể thấy được sự nguy hiểm của việc highlight và chỉ sắp xếp các dữ liệu trong một cột.

Tôi đã tô màu mã hóa các dòng trong ví dụ này, do đó, chúng ta có thể đảm bảo rằng dữ liệu của chúng ta được sắp xếp chính xác. Nếu dữ liệu này được sắp xếp chính xác, những màu này sẽ được sắp xếp theo mỗi dòng mà ko bị tách rời ra.

Lỗi lớn nhất mà người dùng Excel gặp phải đó là chỉ chọn một cột đơn khi sắp xếp, và chọn sai lựa chọn trong cửa sổ tiếp theo.

Excel sẽ cảnh báo chúng ta, với một cửa sổ dán nhãn . Cửa sổ pop-up sẽ có những chọn lựa cho (chọn cái này) hoặc

Tôi luôn nghĩ những chọn lựa trong cửa sổ này sẽ không thể làm cho bạn hiểu rõ được hết. Chỉ cần biết rằng bạn sẽ muốn sử dụng để đảm bảo rằng Excel sẽ bao gồm tất cả các cột khi sắp xếp dữ liệu.

Cho mục đích kiểm tra, chúng ta sẽ thấy điều gì xảy ra khi chúng ta chọn một cột, và chọn mẫu sắp xếp

Trong màn hình chụp bên dưới, bạn có thể thấy kiểu mẫu sắp xếp này khó hiểu như thế nào. Mặc dù cột đã được sắp xếp theo thứ tự bé đến lớn, tất cả những cột khác thì vẫn giữ nguyên. Điều này có nghĩa rằng dữ liệu của chúng ta đã không còn chính xác nữa.

Bạn có thể thấy những mảng màu lộn xộn, chỉ những dữ liệu trong cột được sắp xếp, do đó bảng tính hiện tại không chính xác.

Tóm lại, có khi chúng ta sắp xếp dữ liệu:

1. Không bắt đầu bằng việc highligh một cột trong bảng tính của bạn.
2. Không sử dụng lựa chọn nếu bạn làm việc với một cột đơn - đảm bảo là chọn mở rộng vùng chọn dữ liệu của bạn.

3. Sắp xếp các dữ liệu excel nâng cao.

Cho đến thời điểm này, việc sắp sếp đơn giản cho phép chúng ta sắp xếp một kiểu mẫu đơn lẻ của dữ liệu. Làm thế nào nếu chúng ta muốn sắp xếp hai kiểu mẫu dữ liệu ?

Làm thế nào nếu chúng ta muốn

• Sắp xếp theo thứ tự chữ cái theo bang, sau đó là theo quốc gia trong một bảng tính.
• Sắp xếp thứ tự chữ cái theo tên của một khách hàng và sau đó là theo mỗi mẫu công việc mà chúng ta đã thực hiện cho họ.
• Sắp xếp những khách hàng của chúng ta trong một danh sách theo thứ tự chữ cái và tiếp đó là theo số tiền của mỗi dự án cá thể, từ lớn nhất sang nhỏ nhất.

Câu trả lời cho tất cả những điều này đó là sắp xếp nâng cao, nơi bạn có thể thiết lập rất nhiều các cấp độ khi sắp xếp dữ liệu. Chúng ta sẽ cùng đi sâu vào ví dụ cuối cùng bằng cách sử dụng mẫu dữ liệu.

Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ chọn từ thực đơn menu thả xuống, và tại phần thiết lập Values, và thiết lập A to Z. Tiếng anh dễ hiểu, thiết lập này sẽ sắp xếp bảng tính Excel dựa vào thứ tự chữ cái.

Bây giờ thì tôi có thể chọn hóa đơn ở phần cấp độ 2. Sự kết hợp của hai nguyên tắc này sẽ bắt đầu sắp xếp dựa vào tên khách hàng và tiếp sau đó là tổng hóa đơn của mỗi dự án.

Khi bạn nhấn , Excel sẽ sắp xếp bảng tính dựa trên những quy tắc mà bạn đã xây dựng trong cửa sổ này.

Sắp xếp nâng cao cho phép bạn xây dựng hai cấp tổ chức dữ liệu trong bảng tính của mình. Nếu mọt yếu tố không đủ để sắp xếp, sử dụng sắp xếp nâng cao để tăng thêm quyền năng.

Tóm tắt và tiếp tục tìm hiểu.

Tuy nhiên, Sắp xếp là một kỹ năng khác mà người sử dụng bảng tính sẽ luôn có chúng sẵn sàng trong bản thao tác Excel của mình. Khi bạn cần sử dụng lại dữ liệu cũ trong bảng tính, ta sẽ mất quá nhiều thời gian để cắt và dán các dòng theo một trình tự nhất định, do đó, sắp xếp là việc cần thiết.

Bạn sắp xếp những dữ liệu của mình như thế nào? Bạn sử dụng những phương pháp đơn giản hay công cụ sắp xếp nâng cao để đảm bảo sự sắp xếp hoàn hảo trong mỗi lần thực hiện?